Digitaler Posteingang

Unser Service richtet sich an Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen jeder Größe – vom Handwerksbetrieb über Filialunternehmen bis hin zu Konzernen, öffentlichen Einrichtungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts.

Im Standard verarbeiten wir alle gängigen Postformate bis DIN A3 – von der Postkarte bis zum mehrseitigen Brief.
Für größere Vorlagen wie Baupläne oder Zeichnungen (größer als DIN A3 bis über A0 hinaus) bieten wir individuelle Lösungen nach Absprache an.

• Wir richten ein eigenes Postfach für Ihr Unternehmen ein. Die tägliche Eingangspost wird dorthin umgeleitet – z. B. per Nachsendeauftrag der Deutschen Post. Wir holen die Sendungen werktags ab und digitalisieren sie nach Ihren Vorgaben. Andere Zusendungen auf Wunsch des Kunden sind möglich und werden vor Projektbeginn besprochen.

Werbesendungen, Kataloge oder Prospekte, die klar als solche erkennbar sind, digitalisieren wir nicht. Auf Wunsch können wir eine individuelle Blacklist definieren – damit Sie z. B. nur bestimmte Kataloge oder Lieferanteninformationen digital erhalten.

Ihre physischen Briefe lagern wir sicher für 90 Tage. In dieser Zeit können Sie Dokumente bei Bedarf jederzeit anfordern.
Nach Ablauf der Frist werden die Unterlagen datenschutzkonform und gemäß DIN 66399 vernichtet – oder alternativ in definierten Intervallen an Sie zurückgeschickt (z. B. wöchentlich oder monatlich).

Kein Problem: Sie teilen uns mit, welches Schreiben Sie benötigen – wir entnehmen es aus dem Archiv und senden es Ihnen per Post zu.

Standardmäßig liefern wir Ihre digitalisierten Dokumente als durchsuchbare PDF-Dateien mit OCR-Texterkennung. Auf Wunsch liefern wir auch andere Formate wie PDF/A, TIFF oder Multipage-TIFF – je nach Bedarf Ihres DMS oder Archivs.

Ja. Heftklammern oder Tackernadeln werden vor dem Scanvorgang entfernt. Besonders schützenswerte Unterlagen – wie geöste oder notarielle Dokumente – erfassen wir auf Wunsch mit einem schonenden Aufsichtscanner, ohne diese zu beschädigen.

Alle Sendungen, die bis 12 Uhr mittags bei uns eingehen, erhalten Sie in der Regel noch am selben Werktag digital. Bei höherem Volumen oder besonderen Anforderungen bieten wir individuelle Service-Level-Vereinbarungen (SLA).

Sie erhalten Ihre Post digital in dem Format und über den Übertragungsweg, den wir gemeinsam mit Ihnen festlegen – zum Beispiel:

• Per verschlüsseltem Download-Link (z. B. über unsere Kundenplattform)
• Per gesicherter E-Mail-Zustellung (Scan-to-Mail)
• Per Upload in Ihre Cloud oder Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Über individuell eingerichtete Schnittstellen (API, SFTP etc.)

Die Datenverarbeitung und -speicherung erfolgt ausschließlich in Deutschland - damit ist unser Service DSGVO-konform und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

Alle Sendungen, die bis 12 Uhr mittags bei uns eingehen, erhalten Sie in der Regel noch am selben Werktag digital. Bei höherem Volumen oder besonderen Anforderungen bieten wir individuelle Service-Level-Vereinbarungen (SLA).

Vertrauliche oder persönliche Post (z. B. mit dem Hinweis „persönlich/vertraulich“) wird auf Wunsch ungeöffnet aussortiert und Ihnen im Original zurückgesendet. Alternativ kann sie mit besonderen Zugriffsrechten nur bestimmten Personen digital zur Verfügung gestellt werden.

Ja. Falls sich während der Nutzung herausstellt, dass bestimmte Dokumententypen oder Ablagestrukturen ergänzt oder geändert werden sollen, können wir die Klassifizierungsregeln jederzeit anpassen oder bereits digitalisierte Bestände nachbearbeiten.

Die Abrechnung erfolgt monatlich und transparent. Der Preis richtet sich nach Ihrem gewählten Tarif und dem tatsächlichen Leistungsumfang. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot passend zu Ihrem Sendungsvolumen.