Starten Sie jetzt – und machen Sie Ihr Archiv digital zukunftsfähig!

Digitalisierung von Dokumenten bedeutet, analoge Unterlagen (meist Papierdokumente) mithilfe von Scannern in digitale Formate umzuwandeln. Diese Dateien können dann elektronisch archiviert, bearbeitet und verwaltet werden.

• Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Unterlagen

• Kosten- und Platzersparnis durch Wegfall von Papierarchiven

• Beschleunigte und automatisierte Workflows

• Verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz

• Höhere Datensicherheit und revisionssichere Archivierung

Professionelle Scandienstleister übernehmen die gesamte Verarbeitung, von der Abholung über das hochwertige Scannen bis zur sicheren Archivierung. Das spart interne Ressourcen, sichert hohe Qualität und Datenschutz und beschleunigt den Digitalisierungsprozess.

Fast alle Arten von Dokumenten können digitalisiert werden, abhängig von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen. Hier sind einige der gängigsten Dokumenttypen, die digitalisiert werden können:

Geschäftsdokumente

• Rechnungen: Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen können gescannt und digital gespeichert werden.
• Berichte und Protokolle: Sitzungsprotokolle, Jahresberichte und andere Geschäftsdokumente lassen sich gut digital verwalten.
• Bestellungen und Lieferdokumente: Bestellformulare, Lieferscheine und Quittungen können elektronisch archiviert werden.

Personalunterlagen

• Mitarbeiterakten: Personalakten, Arbeitsverträge und Leistungsbewertungen können digitalisiert werden.
• Gehaltsabrechnungen: Digitale Gehaltsabrechnungen ermöglichen eine einfache Verwaltung und sicheren Zugriff.
• Urlaubsanträge und Abwesenheitsdaten: Diese können elektronisch erfasst und verwaltet werden.

Rechtsdokumente

• Immobilienunterlagen: Grundbuchauszüge, Kaufverträge und andere Immobilien-Dokumente können elektronisch verwaltet werden.
• Verträge: Geschäftliche Verträge, Vereinbarungen und juristische Dokumente können digitalisiert und sicher gespeichert werden.

Finanzdokumente

• Steuerunterlagen: Steuererklärungen, Belege und andere steuerliche Dokumente können digital erfasst werden.
• Bankauszüge: Historische und aktuelle Bankauszüge können elektronisch gespeichert werden.
• Buchhaltungsdokumente: Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen und Finanzberichte lassen sich gut digital archivieren.

Technische Dokumente

• Baupläne und technische Zeichnungen: Baupläne, Architektenzeichnungen und Konstruktionspläne können gescannt und digitalisiert werden.
• Handbücher und Bedienungsanleitungen: Technische Handbücher und Anleitungen können digital gespeichert und verteilt werden.
• Projektdokumentationen: Technische Spezifikationen und Projektdokumente können elektronisch erfasst werden.

Kulturelle und historische Dokumente

• Bücher und Manuskripte: Bücher, Manuskripte und historische Dokumente können digitalisiert werden, um sie zu bewahren und zugänglich zu machen.
• Fotografien: Historische Fotos und Bilder können digitalisiert und archiviert werden.
• Archive und Sammlungen: Historische Archive, Briefe und Sammlungen können digital erfasst und katalogisiert werden.

Jeder dieser Dokumenttypen kann durch die Digitalisierung besser zugänglich, leichter durchsuchbar und sicherer vor physischen Schäden bewahrt werden. Die Digitalisierung ermöglicht auch die einfachere Weitergabe und Nutzung dieser Dokumente in verschiedenen Kontexten.

Digitale Prozesse eliminieren Medienbrüche, ermöglichen automatische Ablage, vereinfachen die Suche nach Dokumenten und sorgen so für fehlerfreie, schnellere Abläufe. Informationsflüsse werden transparenter, Aufgaben automatisch verteilt und Abläufe messbar effizienter.

1. Bestandsaufnahme und Planung

2. Abholung und Vorbereitung der Dokumente

3. Professionelles Scannen mit Qualitätskontrolle

4. Indizierung und Metadatenerfassung

5. Digitale Übergabe und Integration ins Dokumentenmanagementsystem (DMS)

6. Nachbearbeitung, ggf. datenschutzkonforme Vernichtung der Originale

Das DMS archiviert digitalisierte Dokumente strukturiert, durchsuchbar und sicher. Es steuert auch Berechtigungen, Workflows und revisionssichere Ablage.

Beim Digitalisieren müssen insbesondere die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden:

• Klare Zugriffsberechtigungen und Nachvollziehbarkeit

• Dokumentationspflicht (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)

• Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten (z. B. Verschlüsselung, Protokollierung)

• Beachtung von „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“

Nur berechtigte Personen gemäß Rollen- und Rechtekonzept. Zugriffe müssen regelmäßig überprüft und protokolliert werden.

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben (z. B. HGB, AO, GoBD). Nach Ablauf müssen Dateien sicher gelöscht werden.

• Verwendung von professionellen Scannern mit hoher Auflösung (mindestens 300 dpi für Text, 600 dpi für Detaildokumente)

• Passende Farbeinstellungen (Schwarz-Weiß oder Farbe, je nach Dokumenttyp)

• Qualitätskontrolle der digitalen Dateien

• Metadatenerfassung zur schnellen Suche

• OCR-Texterkennung für durchsuchbare PDFs

• Scan-on-Demand für besonders dringliche Dokumente

• Datenschutzgerechte Nachbehandlung und Vernichtung der Originale

OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) und bezeichnet eine Technologie, die es ermöglicht, gedruckten oder handgeschriebenen Text aus physischen Dokumenten, wie Papierdokumenten, Scans, Fotos oder PDFs, zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. OCR-Software analysiert das Bild eines Dokuments, identifiziert die darauf abgebildeten Zeichen (Buchstaben, Ziffern, Symbole) und konvertiert diese in digitalen Text.

• Bildaufnahme: Zunächst wird das Dokument gescannt oder fotografiert, um ein digitales Bild (meist in Formaten wie JPEG, PNG, oder PDF) zu erzeugen.

• Vorverarbeitung: Das Bild wird bearbeitet, um die Qualität zu verbessern. Dazu gehören Schritte wie Entzerrung, Entfernung von Bildrauschen, Anpassung des Kontrasts und Binarisierung (Umwandlung in Schwarz-Weiß).

• Texterkennung: Die OCR-Software erkennt die Zeichen im Bild, indem sie Muster abgleicht und die Umrisse von Buchstaben und Wörtern identifiziert. Dazu verwendet sie häufig Algorithmen und KI-Techniken.

• Nachbearbeitung: Der erkannte Text wird geprüft und eventuell korrigiert, um die Genauigkeit zu erhöhen. Dies kann auch die Verwendung von Wörterbüchern oder speziellen Sprachmodellen umfassen, um fehlerhafte Erkennungen zu korrigieren.

• Speicherung des Textes: Der erkannte Text wird in einem bearbeitbaren und durchsuchbaren Format gespeichert, z.B. als Textdatei (.txt), Word-Dokument (.docx) oder als durchsuchbares PDF.

Digitalisierung von Dokumenten

• Effizienz: OCR ermöglicht die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate, was die Speicherung, Organisation und den Zugriff erheblich erleichtert.
• Platzersparnis: Durch die Digitalisierung können große Mengen an physischen Dokumenten in digitaler Form gespeichert werden, wodurch physischer Speicherplatz eingespart wird.

Durchsuchbarkeit von Dokumenten

• Schnelles Auffinden: OCR-Text kann durchsucht und indiziert werden, was das schnelle Auffinden von Informationen ermöglicht, im Gegensatz zu reinen Bildformaten, die nicht durchsucht werden können.
• Integration in Datenbanken: Erkannter Text kann in Datenbanken integriert werden, um eine einfache und schnelle Abfrage von Informationen zu ermöglichen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

• Datenextraktion: OCR ermöglicht die automatische Extraktion von Daten aus Formularen, Rechnungen, Quittungen und anderen Dokumenten, was zu einer Automatisierung von Prozessen und einer Reduzierung manueller Eingaben führt.
• Workflow-Optimierung: OCR hilft bei der Automatisierung von Dokumentenworkflows, z.B. in der Posteingangsbearbeitung oder bei der Verarbeitung von Bestellungen.

Barrierefreiheit

• Texterfassung für blinde und sehbehinderte Menschen: OCR kann verwendet werden, um gedruckte Texte in maschinenlesbaren Text umzuwandeln, der dann von Screenreadern vorgelesen werden kann.

Archivierung und Langzeitaufbewahrung

• Bewahrung von Inhalten: Historische Dokumente, Zeitungen, Bücher und andere wertvolle Texte können durch OCR digitalisiert und archiviert werden, wodurch sie für zukünftige Generationen bewahrt werden.

Übersetzung und Mehrsprachigkeit

• Automatische Übersetzung: Durch die Erkennung von Texten in verschiedenen Sprachen kann OCR dazu verwendet werden, Dokumente schnell in andere Sprachen zu übersetzen.

Fazit

OCR ist eine Schlüsseltechnologie, die in vielen Bereichen genutzt wird, um gedruckte oder handgeschriebene Dokumente in digital durchsuchbare und bearbeitbare Texte umzuwandeln. Sie trägt erheblich zur Effizienzsteigerung, Automatisierung und Verbesserung des Zugriffs auf Informationen bei.

Ja, die OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) alter Schriften ist grundsätzlich möglich, aber sie stellt besondere Herausforderungen dar. Die Effektivität der OCR hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art der Schrift, des Zustands des Dokuments und der verwendeten OCR-Technologie. Hier sind einige wichtige Punkte dazu:

Herausforderungen bei der OCR-Erkennung alter Schriften

Ungewöhnliche Schriftarten: Alte Schriften wie Fraktur, Kurrentschrift oder andere historische Typografien unterscheiden sich stark von modernen Standardschriften, was die Erkennung erschwert.

Alter und Zustand der Dokumente: Verblassende Tinte, Flecken, Risse oder andere physische Schäden können die Qualität des gescannten Bildes beeinträchtigen, was zu Fehlinterpretationen durch die OCR-Software führen kann.

Variierende Schreibweisen: Historische Texte können Schreibweisen enthalten, die heute unüblich sind, was die Erkennung und Interpretation erschwert.

Manuskripte vs. Drucke: Handschriftliche Dokumente, insbesondere ältere oder künstlerisch gestaltete Handschriften, sind für OCR-Software schwieriger zu verarbeiten als gedruckte Texte.

Moderne Lösungen für die OCR-Erkennung alter Schriften

Spezialisierte OCR-Software: Es gibt OCR-Programme, die speziell für die Erkennung historischer Schriften entwickelt wurden, wie z.B. „Tesseract“ mit speziellen Trainingsdaten für Fraktur oder Kurrentschrift. Auch Programme wie ABBYY FineReader bieten verbesserte Erkennungsraten für historische Schriften.

Machine Learning und Künstliche Intelligenz: Moderne OCR-Systeme nutzen Machine Learning und KI, um historische Schriften zu erkennen und ihre Erkennungsgenauigkeit durch Training mit großen Datenmengen historischer Texte zu verbessern.

Anpassung der OCR-Parameter: Bei der Digitalisierung kann die Anpassung der OCR-Parameter, wie z.B. Kontrast, Helligkeit und Textgröße, die Erkennung von Texten verbessern.

Praktische Anwendungen und Beispiele

Digitalisierung von Bibliotheken und Archiven: Viele Bibliotheken und Archive nutzen spezialisierte OCR-Software, um historische Manuskripte und Bücher zugänglich zu machen. Ein Beispiel ist die Digitalisierung von alten Zeitungen oder kirchlichen Dokumenten in Frakturschrift.

Genealogie und Ahnenforschung: OCR wird häufig verwendet, um historische Dokumente wie Geburtsregister, Heiratsurkunden oder alte Briefe zu digitalisieren und durchsuchbar zu machen.

Forschung und Wissenschaft: Historiker und Sprachwissenschaftler verwenden OCR, um historische Texte zu transkribieren und zu analysieren.

Manuelle Nachbearbeitung und Korrektur

Korrekturen: Trotz moderner Technologie ist die manuelle Nachbearbeitung oft notwendig. Das bedeutet, dass nach der OCR-Erkennung ein Mensch die erkannten Texte überprüft und gegebenenfalls korrigiert.

Crowdsourcing: Einige Projekte nutzen Crowdsourcing, bei dem Freiwillige helfen, OCR-Fehler in digitalisierten historischen Dokumenten zu korrigieren, wie bei der Transkription alter Manuskripte.

Fazit

Die OCR-Erkennung alter Schriften ist möglich und wird durch moderne Technologien immer besser, aber sie erfordert spezialisierte Software und oft auch manuelle Nacharbeit, um eine hohe Genauigkeit zu gewährleisten. Besonders bei stark beschädigten oder komplexen historischen Dokumenten ist der Einsatz von spezialisierten Tools und Methoden entscheidend.

Ja, eine Texterkennung (OCR) bei Fremdsprachen ist möglich und wird häufig eingesetzt. Moderne OCR-Software unterstützt eine Vielzahl von Sprachen und kann auch komplexe Schriften und Zeichen erkennen. Hier sind einige Aspekte und Herausforderungen der Texterkennung bei Fremdsprachen:

Unterstützung für verschiedene Sprachen

Lateinische Schriften: Sprachen wie Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und viele andere, die auf dem lateinischen Alphabet basieren, werden von den meisten OCR-Programmen sehr gut unterstützt.

Nicht-lateinische Schriften: OCR-Software kann auch nicht-lateinische Schriften wie Kyrillisch (Russisch, Bulgarisch), Griechisch, Arabisch, Hebräisch und andere erkennen.

Asiatische Schriften: Chinesische, japanische und koreanische (CJK) Schriften stellen besondere Herausforderungen dar, werden aber von fortschrittlicher OCR-Software wie Google Cloud Vision oder ABBYY FineReader unterstützt.

Indische Schriften: OCR-Systeme unterstützen auch Schriften wie Devanagari (für Hindi und Sanskrit), Bengali, Tamil, und andere regionale Schriften in Indien.

Herausforderungen bei der Texterkennung in Fremdsprachen

Komplexität der Schriftzeichen: Sprachen wie Chinesisch oder Japanisch haben Tausende von Zeichen, was die OCR-Erkennung erschwert. Diese Schriften sind komplexer und erfordern spezialisierte Modelle.

Ligaturen und Diakritika: In Sprachen wie Arabisch oder Vietnamesisch, die Ligaturen (verbundene Buchstaben) oder Diakritika (Akzentzeichen) verwenden, kann die Texterkennung schwieriger sein.

Rechts-nach-links-Schriften: Sprachen wie Arabisch und Hebräisch, die von rechts nach links geschrieben werden, erfordern spezielle Anpassungen in der OCR-Software.

Verfügbarkeit spezialisierter OCR-Tools

Mehrsprachige Unterstützung: Programme wie Tesseract, ABBYY FineReader und Google Cloud Vision bieten mehrsprachige Unterstützung und ermöglichen die Texterkennung in vielen verschiedenen Sprachen. Sie bieten häufig die Möglichkeit, mehrere Sprachen gleichzeitig zu erkennen.

Training für seltene Sprachen: Für weniger verbreitete Sprachen kann die OCR-Software durch spezifische Trainingsdaten angepasst und verbessert werden. Es gibt auch Projekte, die sich auf die Entwicklung von OCR für seltene und historische Sprachen konzentrieren.

Anwendungen der Texterkennung in Fremdsprachen

Digitalisierung von internationalen Archiven: Bibliotheken und Archive nutzen OCR, um fremdsprachige Dokumente, Bücher und Manuskripte zu digitalisieren und durchsuchbar zu machen.

Automatisierte Übersetzung: In Kombination mit maschineller Übersetzung kann OCR verwendet werden, um Texte in einer Fremdsprache zu erkennen und in eine andere Sprache zu übersetzen.

Rechtsdokumente und Verträge: Internationale Rechtsdokumente und Verträge, die in verschiedenen Sprachen verfasst sind, können durch OCR digitalisiert und verwaltet werden.

Korrektur und Nachbearbeitung

Manuelle Korrektur: Auch bei fremdsprachigen Texten ist es oft notwendig, nach der Texterkennung manuelle Korrekturen vorzunehmen, insbesondere wenn es sich um komplexe oder ungewöhnliche Texte handelt.

Sprachspezifische Anpassungen: Die OCR-Software kann an die spezifischen Merkmale einer Sprache angepasst werden, um die Genauigkeit zu verbessern. Dies kann durch das Hinzufügen von Wörterbüchern oder benutzerdefinierten Trainingsdaten erfolgen.

Fazit

Texterkennung in Fremdsprachen ist technisch möglich und wird von vielen modernen OCR-Tools unterstützt. Die Qualität und Genauigkeit der Erkennung hängt von der Komplexität der Sprache, der Schrift und der Qualität des Ausgangsmaterials ab. In vielen Fällen können spezialisierte Tools und Anpassungen erforderlich sein, um eine hohe Genauigkeit zu gewährleisten.

TR-Resiscan steht für "Technische Richtlinie zur Erstellung von ersetzenden Scans" und ist eine technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland. Diese Richtlinie definiert die Anforderungen und Rahmenbedingungen für das sogenannte "ersetzende Scannen" von Papierdokumenten. Ersetzendes Scannen bedeutet, dass Papierdokumente gescannt und anschließend digital archiviert werden, sodass die physischen Originale nach dem Scannen vernichtet werden können, ohne den rechtlichen Beweiswert zu verlieren.

• Rechtssicherheit

TR-Resiscan soll sicherstellen, dass digitalisierte Dokumente rechtlich gleichwertig zu ihren Papieroriginalen sind. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie Buchhaltung, Justiz oder öffentlicher Verwaltung, wo der Beweiswert von Dokumenten entscheidend ist.

• Prozessanforderungen

Die Richtlinie beschreibt detailliert, wie der Scan-Prozess ablaufen muss, um sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente unverändert und authentisch sind. Dazu gehören Anforderungen an die technische Ausrüstung, die Prozessdokumentation und die Qualitätssicherung.

• Technische Anforderungen

TR-Resiscan spezifiziert die technischen Anforderungen an die Scanner, Software und Speicherlösungen, die für das ersetzende Scannen verwendet werden. Dies umfasst Aspekte wie die Auflösung, Farbtiefe, Dateiformate, und die Integrität der digitalen Dokumente.

• Qualitätssicherung

Es werden Mechanismen zur Qualitätssicherung gefordert, um sicherzustellen, dass die gescannten Dokumente inhaltlich vollständig und korrekt sind. Dazu gehören Maßnahmen zur Überprüfung der Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dateien.

• Integrität und Authentizität

TR-Resiscan legt großen Wert darauf, dass die Integrität (Unveränderlichkeit) und Authentizität (Echtheit) der digitalisierten Dokumente gewährleistet wird. Hierzu werden Verfahren beschrieben, wie elektronische Signaturen oder Hash-Werte genutzt werden können, um Veränderungen nach dem Scannen zu erkennen.

• Nachvollziehbarkeit und Dokumentation

Der gesamte Scan-Prozess muss nachvollziehbar und dokumentiert sein. Dazu gehört eine lückenlose Aufzeichnung aller Schritte, die beim Scannen eines Dokuments durchgeführt wurden. Dies umfasst auch die Protokollierung von eventuell aufgetretenen Fehlern und deren Korrektur.

TR-Resiscan ist vor allem für Organisationen relevant, die große Mengen von Papierdokumenten digitalisieren und anschließend rechtssicher vernichten möchten. Dies betrifft besonders:

• Öffentliche Verwaltungen: Behörden und Ämter, die Dokumente digital archivieren müssen, können durch TR-Resiscan sicherstellen, dass diese den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
• Unternehmen: Vor allem in der Buchhaltung und im Personalwesen wird TR-Resiscan verwendet, um Papierdokumente sicher zu digitalisieren und zu archivieren.
• Justiz: Gerichte und Anwaltskanzleien können durch TR-Resiscan sicherstellen, dass digitale Kopien von Beweisstücken rechtlich anerkannt werden.

Fazit

TR-Resiscan bietet einen rechtssicheren Rahmen für das ersetzende Scannen von Dokumenten. Die Einhaltung dieser Richtlinie ermöglicht es, Papierdokumente nach dem Scannen sicher zu vernichten, während die digitalen Versionen den gleichen rechtlichen Status wie die Originale beibehalten. Dies trägt erheblich zur Effizienzsteigerung und zur Reduzierung von Papierverbrauch und Lagerkosten bei.

• Intelligente Wissensplattformen und KI helfen bei der Verwaltung, Auswertung und Automatisierung von Archiven.

• Effiziente, vernetzte, nutzerzentrierte Archive entstehen, die flexibel, sicher und nachhaltig Daten bereitstellen.

• Digitalisierte Archive werden zu einer zentralen Wissens- und Innovationsressource.

• Automatisierung von Workflows und Aufgabenverteilung

• Cloud-basierte Lösungen für ortsunabhängigen Zugriff

• Immer mehr papierlose Geschäftsprozesse

• Zunehmende Integration von KI zur Dokumentenanalyse

Ja, Bund und Länder unterstützen Digitalisierungs- und Archivierungsprojekte oftmals mit finanziellen Förderprogrammen.