Digitale Bauakte

Digitale Bauakten enthalten Baupläne, Genehmigungen, Schriftwechsel, Verträge, Fotos, Gutachten, Ausschreibungsunterlagen und weitere relevante Unterlagen rund um das Bauprojekt.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen: ortsunabhängiger Zugriff, effizientes Suchen, Platzersparnis, bessere Datensicherheit, strukturierte Ablage, erleichterte Zusammenarbeit und rechtssichere Archivierung.

Ja, die digitale Archivierung von Bauakten ist zulässig, solange die bildliche und inhaltliche Originaltreue sowie rechtliche Vorgaben, wie das Bauordnungs- und Datenschutzrecht, eingehalten werden.

Der Prozess umfasst die Bestandsaufnahme, Planung, Aktenabholung, Vorbereitung, digitales Scannen, Qualitätskontrolle, Verschlagwortung (Metadaten), Integration ins DMS und ggf. sichere Vernichtung der Altakten.

Wesentlich sind eine hohe Scanqualität, die lückenlose Digitalisierung aller Pläne und Dokumente, die Einhaltung des Datenschutzes und die Verschlagwortung für die spätere Recherche.

Nach erfolgreicher Digitalisierung können die Originale – sofern keine spezifischen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen – vernichtet, eingelagert oder an den Auftraggeber zurückgegeben werden.

Digitale Bauakten werden in einem zentralen und sicheren Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert. Hier gelten Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren, je nach Rechtssituation.

Nur autorisierte Personen, z.B. Projektbeteiligte, Behörden, Bauherren oder beauftragte Dienstleister. Zugriffsrechte und Protokollierung sichern Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.

Es müssen die DSGVO sowie branchenspezifische Datenschutzgesetze eingehalten werden. Dazu zählen Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Nachweis der Datenintegrität.

Projekte profitieren von einem gemeinsamen, transparenten Datenraum, in dem alle Beteiligten stets Zugriff auf aktuelle Informationen haben. Das fördert Koordination und Effizienz erheblich.

Platz- und Kostenersparnis, geringerer Administrationsaufwand, weniger Papierakte und beschleunigte Arbeitsabläufe steigern die Wirtschaftlichkeit deutlich.

Der Wegfall von Papier, geringerer Transportaufwand und eine ressourcenschonende Verwaltung unterstützen nachhaltige Unternehmensziele.

Es existieren verschiedene Förderprogramme auf Landes- und Bundesebene zur Digitalisierung. Auch können Investitionskosten häufig abgesetzt werden.

Durch verschlüsselte Speicherung, regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen und revisionssichere Protokollierung.

Ja, digitalisierte Bauakten lassen sich typischerweise in Building-Information-Modeling-Systeme (BIM) oder andere Softwarelösungen integrieren.

Die Dauer variiert je nach Umfang und Zustand Ihres Aktenbestands, kleinere Projekte dauern Tage bis Wochen, größere mehrere Monate.

Ihre Digitalisierer bieten Ihnen einen „Scan-on-Demand-Service“ an; entsprechende Dokumente werden priorisiert und kurzfristig digital bereitgestellt.

Typische Fehler sind fehlende Planung, mangelhafte Qualitätssicherung, nicht ausreichende Verschlagwortung, lückenhafte Digitalisierung oder Verletzungen des Datenschutzes. Wir unterstützen Sie umfassend für eine erfolgreiche und effiziente Digitalisierung Ihrer Bauakten.