Digitale Mietaktenverwaltung

Wir holen Ihre Mieterakten sicher bei Ihnen ab, bereiten sie sorgfältig auf und digitalisieren alle Unterlagen mit moderner Technik. Anschließend strukturieren wir die Dokumente nach Ihren Vorgaben – z. B. nach Mietobjekt, Mietername oder Vertragsnummer – und stellen Ihnen die fertigen digitalen Akten in der gewünschten Form zur Verfügung.

Nein, das übernehmen wir. Auch unsortierte oder gemischte Aktenbestände sind kein Problem – wir erfassen, trennen, sortieren und strukturieren die Inhalte bei uns im Haus, ohne dass für Sie zusätzlicher Aufwand entsteht.

Ja. Mit unserem On-Demand-Service stellen wir Ihnen einzelne Mieterakten bei Bedarf kurzfristig digital zur Verfügung – in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Wir digitalisieren alle Dokumente, die üblicherweise in Mieterakten enthalten sind, z. B.:

• Mietverträge und Nachträge
• Wohnungsübergabeprotokolle
• Schriftverkehr, Mahnungen, Abrechnungen
• Betriebskostenbelege, SEPA-Mandate, Kündigungen
• Schadensmeldungen und Fotodokumentationen

Die Inhalte werden automatisch oder nach Ihren Vorgaben verschlagwortet und abgelegt.

Sie erhalten die fertigen Mieterakten über den gewünschten Übertragungsweg – z. B. per Datenträger, gesichertem Download oder direkt für die Einbindung in Ihre Fachsoftware.

Standardmäßig liefern wir durchsuchbare PDF-Dateien mit OCR-Erkennung. Andere Formate wie PDF/A oder TIFF sind ebenfalls möglich, wenn Ihre Systeme bestimmte Anforderungen stellen.

Diese Dokumente werden bei der Digitalisierung entsprechend behandelt – auf Wunsch mit gesonderten Zugriffsbeschränkungen oder Kennzeichnungen. Vertrauliche Unterlagen werden nur autorisierten Mitarbeitenden digital zugänglich gemacht.

Die gesamte Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform an unseren eigenen Standorten in Deutschland.

Sie entscheiden: Wir können die Originale datenschutzgerecht vernichten (nach DIN 66399), für einen definierten Zeitraum einlagern oder sie Ihnen zurücksenden – vollständig oder in definierten Intervallen.

Sie erhalten eine monatliche oder projektbezogene, transparente Abrechnung. Die Kosten richten sich nach Ihrem Datenvolumen und den gewählten Zusatzleistungen. Gerne erstellen wir Ihnen vorab ein detailliertes Angebot.