Digitale Personalakte

Ja, die elektronische Führung ist grundsätzlich erlaubt, solange die Anforderungen des Datenschutzes (insbesondere DSGVO) und anderer arbeitsrechtlicher Regelungen eingehalten werden.

Typische Inhalte sind Arbeitsverträge, Änderungs- oder Zusatzvereinbarungen, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse sowie sonstige relevante Schriftstücke.

Es besteht keine Pflicht zur vollständigen Digitalisierung aller Altakten. Unternehmen entscheiden meist selbst, welche Unterlagen übernommen und welche in Papierform archiviert bleiben.

Die Umstellung erfolgt in Projektschritten: Auswahl einer Software, Planung des Prozesses, Digitalisierung (z. B. Scannen der Dokumente), Qualitätskontrolle und Schulung der Mitarbeitenden.

Wichtige Funktionen sind strukturierte Ablage, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Such- und Filtermöglichkeiten, Protokollierung von Zugriffen sowie automatische Aufbewahrungs- und Löschungsfristen.

Der Zeitbedarf hängt vom Umfang und Zustand der Akten sowie von der gewählten Vorgehensweise ab. Kleinere Unternehmen können meist innerhalb weniger Wochen umstellen, größere Projekte dauern oft mehrere Monate.

In vielen Fällen ja. Moderne Softwarelösungen bieten Schnittstellen, um mit anderen HR-Systemen oder ERP-Anwendungen zusammenzuarbeiten.

Es müssen vor allem die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und spezifische arbeitsrechtliche Regelungen beachtet werden. Wichtig ist eine restriktive Vergabe von Zugriffsrechten und die sichere Datenaufbewahrung.

Nur befugte Personen wie Personalverantwortliche oder Vorgesetzte mit berechtigtem Interesse. Die Zugriffe sollten dokumentiert werden.

Aufbewahrungsfristen richten sich nach gesetzlichen Vorgaben, beispielsweise 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen. Nach Ablauf der Fristen müssen Dokumente sicher gelöscht werden.

Relevante personenbezogene Daten sind nach Ablauf gesetzlicher Fristen oder bei berechtigtem Wunsch der betroffenen Person zu löschen, außer gesetzliche Vorgaben stehen dem entgegen.

Die Kosten variieren je nach Projektumfang, Softwarewahl und gewünschtem Service, jedoch amortisieren sich die Investitionen durch Zeitersparnis und geringere Verwaltungskosten.

Durch verschlüsselte Ablage, regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen und die Nutzung von Rechenzentren mit hohem Sicherheitsstandard.

Das ist möglich, sofern das genutzte System Cloud-basiert oder über eine entsprechende Remote-Zugriffs-Lösung verfügt – immer unter Berücksichtigung strenger Sicherheitsvorgaben.

Diese können nach erfolgreicher Digitalisierung und gesetzeskonformer Übergangszeit vernichtet werden – sofern keine besonderen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Häufige Fehler sind unzureichende Planung, fehlende Datenschutzmaßnahmen, mangelhafte Qualitätssicherung beim Scannen und zu wenig Einbindung der Mitarbeitenden.