Scanservice

Wir digitalisieren alle gängigen Dokumentenarten in den Formaten DIN A6 bis DIN A0. Dazu gehören Aktenordner, lose Blattsammlungen, Personalakten, Patientenakten, Verträge, Rechnungen, Baupläne, technische Zeichnungen und sonstige Geschäftsunterlagen.

Wir holen Ihre Dokumente bei Ihnen vor Ort ab und transportieren sie in verschlossenen, DSGVO-konformen Sicherheitsbehältern, der Transport erfolgt protokolliert. 

Die Bearbeitungszeit hängt vom Umfang Ihres Auftrags ab. Bei kleineren Mengen (10-100 Ordner) beträgt die Standardbearbeitungszeit 2-4 Wochen. Bei größeren Projekten können mehrere Monate erforderlich sein. Unser Scan-On-Demand Service bietet Ihnen jedoch jederzeit Zugriff auf dringend benötigte Akten innerhalb von 24 Stunden.

Wir scannen standardmäßig mit 300 dpi Auflösung in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß, je nach Dokumententyp. Diese Auflösung gewährleistet eine optimale Lesbarkeit und erzeugt durchsuchbare PDF/A-Dateien. Bei Bedarf sind auch höhere Auflösungen bis zu 600 dpi möglich.

OCR (Optical Character Recognition) wandelt die gescannten Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien um. Sie können dann gezielt nach Begriffen, Namen oder Zahlen suchen, ohne jede Seite einzeln durchblättern zu müssen. 

Wir sind DIN ISO 9001 zertifiziert, dementsprechend unterliegen alle Prozesse von Ihre Digitalisierer einem strengen Qualitätsmanagement. Wir arbeiten vollständig DSGVO-konform und haben umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen implementiert. Alle Mitarbeiter sind datenschutzrechtlich geschult, der Transport erfolgt in verschlossenen Behältern und unsere Räumlichkeiten sind durch Zutrittskontrollen gesichert. Bei Auftragserteilung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

Ja, wir können Dokumente bis zum Format DIN A0 digitalisieren.

Sie haben mehrere Optionen: Rücksendung der Originale, Einlagerung im Sicherheitsarchiv oder datenschutzkonforme Vernichtung. Bei der Vernichtung erhalten Sie ein Zertifikat nach DIN 66399, das die ordnungsgemäße Entsorgung bestätigt.

Ja, wir bereiten die Daten nach Ihren Vorgaben für den Import in Ihr DMS oder ECM-System auf. Die Dateien werden entsprechend Ihrer Namenskonventionen benannt und mit den erforderlichen Metadaten versehen.

Nach dem Scannen bewahren wir Ihre Originale mindestens 12 Wochen in unserem Sicherheitslager auf. In dieser Zeit können Sie die digitalisierten Dokumente ausgiebig prüfen. Bei Beanstandungen führen wir kostenfrei Nachscans durch.

Nein, wir erkennen und entfernen automatisch Leerseiten. Sie zahlen nur für Seiten mit tatsächlichem Inhalt. Beidseitiges Scannen ist ebenfalls kostenfrei - leere Rückseiten werden automatisch erkannt und gelöscht.

Nein, alle metallischen Befestigungen müssen vor dem Scannen entfernt werden. Wir übernehmen diese Vorbereitung für Sie und heften die Dokumente nach dem Scannen bei Bedarf wieder ein, falls Sie die Originale zurückwünschen.

Nein, es gibt keine Mindestmenge. Wir digitalisieren gerne auch einzelne Aktenordner zur Probe. Bei größeren Mengen sind Mengenrabatte möglich.

Ja, wir können Barcodes und QR-Codes automatisch erkennen und zur strukturierten Ablage Ihrer digitalisierten Dokumente nutzen. Dies ermöglicht eine automatische Sortierung und Kategorisierung entsprechend Ihrer Vorgaben.

Standardmäßig liefern wir PDF/A-Dateien mit OCR-Texterkennung. Auf Wunsch sind auch andere Formate wie TIFF, JPEG oder spezielle DMS-Importformate verfügbar. XML- oder JSON-Dateien für Metadaten können ebenfalls erstellt werden.

Sie können wählen zwischen der Übergabe auf USB-Stick, Festplatte, per sicherem Cloud-Download oder über eine Schnittstelle zu Ihrem System. Bei größeren Datenmengen empfehlen wir die Übergabe auf einer externen Festplatte.

Unsere Scanverfahren können auch beschädigte Dokumente verarbeiten. Bei der digitalen Nachbearbeitung optimieren wir Kontrast und Helligkeit automatisch. Stark beschädigte Dokumente können wir vorab beurteilen - senden Sie uns einfach ein Foto zur Einschätzung.

Ja, handschriftliche Dokumente werden gescannt und als Bilddatei archiviert. Eine automatische Texterkennung ist bei Handschriften jedoch nur eingeschränkt möglich. Die Dokumente bleiben aber vollständig durchsuchbar, wenn Sie Suchbegriffe bei der Archivierung vergeben.

Nach Auftragsabschluss und Datenübergabe werden alle bei uns gespeicherten Kopien Ihrer Dokumente vollständig und nachweislich gelöscht. Die digitalen Daten gehören ausschließlich Ihnen - wir bewahren keine Kopien für eigene Zwecke auf.