Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte – angereichert mit vielen Vorteilen:
Alle Mitarbeiterdokumente werden zentral gespeichert, strukturiert abgelegt und sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar – z. B. über Ihr HR-System (z. B. HR-Works, Softgarden, Personio, factorial).
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis: Dokumente sind sekundenschnell auffindbar
- Datensicherheit: Zugriff nur für berechtigte Personen – verschlüsselt und DSGVO-konform
- Platz schaffen: Kein Papierarchiv, keine Aktenschränke
- Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Compliance-Anforderungen
- Bessere Prozesse: Automatisierte Workflows entlasten Ihre HR-Abteilung
So funktioniert die Digitalisierung Ihrer Personalakten
Ihre Digitalisierer übernehmen den kompletten Prozess – von der Abholung bis zur fertigen Einbindung in Ihr System:
- Abholung & Vorbereitung: Wir übernehmen die Akten sicher und erfassen den Ist-Zustand
- Hochwertiger Scanprozess: Zertifizierte Digitalisierung mit moderner Technik
- Struktur & Verschlagwortung: Kategorisierung nach Personalarten, OCR-Texterkennung, Fristenprüfung
- Systemintegration: Übergabe der fertigen Akten zur Einbindung in Ihr HR-Tool
Scan-on-Demand: Während der laufenden Digitalisierung können besonders dringend benötigte Akten priorisiert und innerhalb von 24 Stunden digital bereitgestellt werden. Das ermöglicht den Zugriff auf einzelne Personalakten auch während umfangreicher Digitalisierungsprojekte.
Fazit: Jetzt umsteigen – für mehr Effizienz und Sicherheit
Die digitale Personalakte ist die ideale Lösung, um Ihre Personalverwaltung effizient, sicher und zukunftsfähig zu gestalten.
Ihre Digitalisierer begleiten Sie dabei mit Fachwissen, zertifizierten Prozessen und der nötigen Sensibilität für personenbezogene Daten. Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung – für eine moderne HR-Struktur mit echtem Mehrwert.
Kontakt zu uns
Frank Zenker
Abteilungsleiter*in Digitalisierung und Mediengestaltung