Mieterakten
Der Umstieg zur digitalen Aktenführung stellt viele Wohnungsunternehmen vor die Herausforderung, wie mit ihren herkömmlichen Bestandsakten verfahren werden soll. Oftmals fehlt es an personellen Ressourcen, Zeit und geeigneter Technik um die angesammelten Regalmeter eigenhändig zu scannen.
Ihre Digitalisierer unterstützen Sie beim Übergang zur digitalen Mieterverwaltung. Wir bereiten Ihre Bestandsakten nach Ihren Wünschen auf und digitalisieren diese. Gern übernehmen wir Ihren Bestand auch stückweise. Wenn Sie Zugriff auf einzelne Akten benötigen, nutzen Sie jederzeit unseren On Demand-Service. Wir ziehen die Digitalisierung der benötigten Unterlagen vor und stellen Ihnen diese binnen 24 Stunden vollumfänglich zur Verfügung. So sind Sie auch im laufenden Digitalisierungsprozess stets auskunftsfähig.
Klassifizierung und Indexierung Ihrer Dokumente
Die benötigten Informationen aus einer Mieterakte herauszufinden, kann einen gewissen Aufwand bedeuten. Akten sind teilweise unvollständig, unübersichtlich oder liegen schlichtweg nicht vor, wenn sie benötigt werden. Die Recherche gestaltet sich dann schwierig und das gewünschte Ergebnis liegt erst nach einiger Zeit vor.
Ihre Digitalisierer unterstützen Sie bei der Klassifizierung und Indexierung Ihrer Dokumente, sodass für jeden Mitarbeitenden die Struktur der Archivdokumente verständlich und einheitlich ist. Durch das Scannen mittels OCR-Texterkennung finden Sie in Ihrer digitalen Mieterakte durch die Volltextsuche alles schnell und unkompliziert wieder.
Spezielle Schlagworte oder Indizes helfen zusätzlich bei der Gliederung Ihrer Unterlagen.
Hilfreiche Kategorien können sein:
- Schriftwechsel
- Betriebskosten
- Protokolle
- Verträge
- Nachträge
Bisher war die gängige Praxis, alles abzuheften, was unter den Locher passt. Die Archiv-Digitalisierung Ihrer Mieterunterlagen ist die Gelegenheit, die Akten von unnötigen Dokumenten zu bereinigen. Wir unterstützen Sie dabei und achten darauf, dass datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Wir berücksichtigen dabei sämtliche Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und Vorgaben zum Speichern von personenbezogenen Daten, da gewisse Dokumente aus rechtlichen Gründen nicht länger Bestandteil einer Mieterakte sein dürfen.
Hierzu zählen:
- Kopien von Geburtsurkunden
- Kopien von Ausweisdokumenten wie Personalausweise und Führerscheine
- Einkommensnachweise wie Gehaltszettel, Elterngeldbescheide, Krankengeld, Rente
- Sterbe- bzw. Eheurkunden
Bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand, verwalten Sie Neuzugänge und Auszüge direkt.
Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem?
Umso besser! Wir richten die Datenschnittstelle nach den entsprechenden Anforderungen Ihrer IT ein und übertragen die Digitalisate passgenau in die Struktur Ihres DMS.
Ihre Vorteile:
- schneller Zugriff auf Informationen
- verbesserte Organisation: stets auf dem neuesten Stand
- höhere Sicherheit - Schützen Sie Ihre sensiblen Daten vor Feuer, Wasser und unbefugtem Zugriff
- schnellere Bearbeitung von Vorgängen: Bearbeiten Sie Mieteranfragen, Mietverträge und andere Dokumente effizienter und schneller.
- verbesserte Kommunikation: Teilen Sie Dokumente einfach und sicher mit Mieter*innen und Kolleg*innen.
- Zugriff von überall: Greifen Sie jederzeit und von überall auf Ihre Mieterakten zu.
- Platzersparnis
- Umweltfreundlichkeit
- kostensparende Verwaltung
- Einhaltung des Datenschutzes
- Implementierung in Ihr DMS
Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie sich von unseren Expert*innen beraten, wie Sie die Digitalisierung Ihrer Mieterakten erfolgreich umsetzen können.
Gemeinsam machen wir Ihre Verwaltungsprozesse zukunftsfit.