Was kann digitalisiert werden?
Wir unterstützen Sie bei der fachgerechten Digitalisierung von Dokumenten unterschiedlichster Formate. Auf unseren Großformatscannern (bis A0) verarbeiten wir Baupläne und größere Zeichnungen. Aktendokumente wie Personalakten, Verträge, Rechnungen o. ä. scannen wir mittels Hochleistungsscanner. Empfindliche Dokumente bis A3+ werden auf Wunsch berührungsfrei mit Hilfe von Buchscannern digitalisiert.
Ablauf der Digitalisierung
Beratung/Kick-Off
Sie haben bereits ein Dokumenten-Management-System, Ihre Prozesse sind aktuell und Sie suchen nur noch den geeigneten Scan-Dienstleister? Nach einem Kick-Off legen Ihre Digitalisierer direkt los – und begleiten Sie auf Ihrem Weg ins papierlose Büro.
Sie wollen Ihre Aktenberge digitalisieren, haben jedoch noch keinen Plan für die Umsetzung? Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen Ihre Kundenanforderung mittels Fragenkatalog und führen die Digitalisierung von Probeakten durch. Wir beraten Sie hinsichtlich Strukturierung und Optimierung Ihrer Unterlagen unter Berücksichtigung gängiger Sicherheitsstandards, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen. Unterstützung erhalten Sie auch bei der Suche nach einem System zur Dateiverwaltung oder Dokumenten-Management-System. Transparenz bezüglich Aufwand und Kosten ist dabei selbstverständlich.
Transport
Wir transportieren Ihre Akten deutschlandweit (Abholung/Rücktransport) mit eigenem, geschultem Personal. Ihre Dokumente sind unter ständiger Aufsicht und können auf Wunsch in sicheren, verschließbaren Containern zu unseren Geschäftsräumen befördert werden.
Vorbereitung
Vor dem Scannen werden Ihre Dokumente professionell aufbereitet. Heftklammern, Tacker und andere Fremdkörper werden entfernt, Dokumente aus Folien entnommen, Eselsohren geglättet, Klebezettel werden so positioniert, dass kein Text überdeckt ist. Müssen Dokumente entnommen werden? Benötigen Sie eine spezielle Sortierung und Strukturierung Ihrer Dokumente? Wir übernehmen diese Aufgaben gerne.
Scannen
Von der Visitenkarte bis zum Bauplan, unsere Scanner verarbeiten vielfältige Formate. Ob in Schwarz-weiß, Graustufen oder farbig, mit einer Auflösung von 300 dpi – 600 dpi – Ihre Entscheidung. Die Dokumente werden mittels OCR-Erkennung bearbeitet. OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie zur automatischen Texterkennung, die es Ihnen ermöglicht, gescannte Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Texte umzuwandeln. Die Dokumente werden nach dem Scannen auf Vollständigkeit und Qualität überprüft. Dabei werden alle Arbeitsschritte durch unsere Mitarbeitenden dokumentiert und können jederzeit von Ihnen eingesehen werden.
Verschlagwortung
In der Regel werden die meisten Ressourcen bei der Suche von Dokumenten aufgewendet. Die Verschlagwortung bringt Struktur und Übersicht in Ihr Archiv. Eine sinnvolle Verschlagwortung (o. a. Indexierung, Tagging) ist essentiell für das schnelle Auffinden von Unterlagen. Deshalb empfehlen wir Ihnen die Indizierung von Schlagworten je Dokument z. B. Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer, Projektnummer, Projektbezeichnung, Kundennummer, Datum, Name, Adresse, usw. Sparen Sie kostbare Zeit und finden Sie zukünftig effizient, was Sie benötigen.
Lagerung
Während (auf Wunsch auch nach) der Verarbeitung lagern Ihre Dokumente bei uns, sicher und kostengünstig. Im Bedarfsfall stellen wir Ihnen Ihre Dokumente kurzfristig physisch oder auch digital zur Verfügung. Auch in unserem Aktenarchiv hat der Schutz Ihrer Dokumente oberste Priorität und verfügt über entsprechende Zugangs- und Zugriffskontrollen.
Vernichtung
Auf Wunsch entsorgen wir Ihre Akten. Bis zur endgültigen Vernichtung werden Ihr Unterlagen in verschlossenen Sicherheitsbehältern aufbewahrt. Die Vernichtung erfolgt gemäß Sicherheitsstufe 4 nach DIN 66399 und wird dokumentiert und protokolliert. Im Anschluss erhalten Sie ein rechtsverbindliches Vernichtungszertifikat von uns.
Bereitstellung
Die Übergabe der Digitalisate erfolgt auf einem Speichermedium Ihrer Wahl, beispielsweise via Cloud oder einem bitlockerverschlüsselten Datenträger. Auf Wunsch legen wir die Unterlagen direkt in Ihrem DMS ab oder übermitteln diese an einen Server oder eine Schnittstelle.