Ablauf: Digitalisierung von Dokumenten
Beratung & Kick-Off – Ihr Einstieg ins digitale Archiv
Sie möchten Ihre Akten digital archivieren, aber wissen nicht genau, wie? Als erfahrener Scanservice in Leipzig begleiten wir Sie von Anfang an mit:
- einem persönlichen Kick-Off
- einer anschließenden Probe-Digitalisierung
- einer Beratung zu Themen wie Datenschutz, Dokumentenstruktur und Aufbewahrungsfristen
- der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Management-Systems
Dabei behalten wir stets Transparenz bei Aufwand und Kosten im Blick.
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Sicherer Transport – bundesweit für Sie unterwegs
Unser Scanservice Leipzig bietet Ihnen eine deutschlandweite Abholung und Rücklieferung Ihrer Akten. Geschultes Personal transportiert Ihre Unterlagen sicher – bei Bedarf in abschließbaren Sicherheitscontainern. So sind Ihre Dokumente jederzeit geschützt, bevor sie digital archiviert werden.
Professionelle Vorbereitung – vor dem Scannen
Bevor wir Ihre Akten digitalisieren, bereiten wir sie sorgfältig vor:
- Wir entfernen Klammern,
- glätten Eselsohren,
- entnehmen Folien und
- richten Klebezettel korrekt aus.
Auch individuelle Sortierung und Strukturierung sind Teil unseres Services – die ideale Basis, um Ihre Akten effizient zu archivieren und digital verfügbar zu machen.
Scannen – Vom Papier zum digitalen Dokument
Mit modernster Technik scannen wir Ihre Unterlagen – von Visitenkarten bis zu Bauplänen – in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß mit bis zu 600 dpi. Dank OCR-Texterkennung werden Ihre Dateien durchsuchbar und einfach weiter verarbeitbar. Alle Arbeitsschritte dokumentieren wir für maximale Transparenz. So gelingt digitales Archivieren auf höchstem Niveau.
Verschlagwortung von Dokumenten – Schnell finden, statt lange suchen
Durch gezielte Indexierung Ihrer Dokumente (z. B. Kundennummer, Datum, Projektnamen) schaffen wir Ordnung in Ihrem digitalen Archiv. Die Verschlagwortung macht das spätere Auffinden einfach – ein zentraler Vorteil, wenn Sie Akten effizient digital archivieren möchten.
Digitale Archivierung von Dokumenten und Aktenlagerung
Während der Bearbeitung oder auch danach bieten wir Ihnen sichere Lagerungslösungen. Ihre Akten werden bei uns kostengünstig und geschützt aufbewahrt – mit kontrolliertem Zugang. Auf Wunsch stellen wir Ihnen die Dokumente kurzfristig physisch oder digital zur Verfügung – ideal, wenn Sie parallel zur Digitalisierung auch Akten archivieren möchten.
Ihre Aktenvernichtung in Leipzig – sicher & zertifiziert
Nach erfolgreicher Digitalisierung übernehmen wir auf Wunsch die gesetzeskonforme Aktenvernichtung gemäß DIN 66399, Sicherheitsstufe 4. Die Dokumente werden in Sicherheitsbehältern gelagert und die Vernichtung wird dokumentiert. Sie erhalten ein rechtsverbindliches Vernichtungszertifikat – für Ihre Archivierung ohne Altlasten.
Digitale Bereitstellung durch Ihren Scanservice Leipzig
Sie erhalten die digitalisierten Dokumente auf dem Medium Ihrer Wahl:
- per Cloud
- als verschlüsselter Datenträger oder
- direkt in Ihr Dokumentenmanagement-System.
Als zuverlässiger Scanservice Leipzig sorgen wir dafür, dass Ihre digitalen Daten genau da landen, wo Sie sie brauchen.